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Hosting a meeting remotely

Hosting a meeting remotely

OBJECTIVES

  • Preparing meetings from a distance to optimise their effectiveness.
  • Encourage participation and mobilise attention from a distance.

DESCRIPTION

When should you use remote meetings?

You belong to a multi-site company, you manage projects with participants located in different places, your customers are abroad, your sales representatives are dispersed, your employees are (partly or totally) teleworking, your employees are expatriates.

What tools can be used?

  • Telephone conferencing (Free conference call etc.).
  • Video conferencing (Teams, Zoom, Skype, Hangout, Webex etc).

What are the best practices?

  • Identify the tool best suited to your needs.
  • Do you want to share content or documents live? Do all your employees have access to the Internet?
  • Communicate an agenda with the objectives and issues of the meeting in advance.
  • Use the "Delegated Meeting" process, which makes each participant in the meeting jointly responsible.

The following roles should be assigned to participants in the meeting.

Facilitator: leads the meeting.

Decision Pusher: pushes the group to make decisions and notifies them. Pacemaker: Paces the time allocated to each stage of the meeting.

Scribe: takes notes and produces a report of the meeting.

Meta: gives feedback at the end of the meeting to discuss areas for improvement in terms of the perceived behaviour of each participant.

  • Provide a quiet place and make sure you are not disturbed (instant messaging turned off, telephone on answering machine etc.).
  • Be brief and concise throughout the presentation.
  • In the case of a video conference: adapt your webcam and the brightness of the room so that everyone can see.

For the record, there are different types of meetings

  • top-down information: briefing, decision briefing, document comments, etc.
  • bottom-up information: motivation survey, debriefing
  • discussion meetings: debates, exchanges and reflections, working groups
  • consultation: consultation or co-decision before taking action
  • negotiation: social, commercial, strategic, etc.
  • creativity
  • project meetings: kick-off, review, committee, closure

Depending on the meeting, the preparation and strategy for remote facilitation should be adapted by clarifying upstream what is expected of everyone. It is important to adapt the tools to each phase of the meeting (see example below)

PUT INTO PRACTICE

Example of a remote meeting

Purpose of the meeting: to identify the elements that influence the strategy

Agenda
Méthodes
Technologie
Objectifs
Introductions
Introduction et   présentation de chacun
Audioconférence et   partage d’écran
Se conna√ģtre
Identifier les  tendances qui  auront un impact sur  le futur
Demander aux   participants de   brainstormer 5’ sur les  tendances qui vont  affecter le business
Utiliser l’outil de réponses  anonymes qui permet de  voir les réponses des   autres en temps réel
Suscite la   participation  Et facilite la   mémorisation.   Réduit la pression  sociale
Prioriser les  réponses
Demander aux   participants de   commenter la liste et  de prioriser les 5   premières réponses
Outil de commentaire et de  classement
Suscite la   participation  Réduit la pression  sociale
Discussion sur la nouvelle liste
Demander s’il y a des  commentaires
Commentaire anonyme  Vidéoconférence
Suscite la  participation et la  motivation
Ajouter toute  nouvelle donnée à la  liste sélectionnée
Demander aux   participants de relire  les 5 premiers thèmes.  Parmi les 10 suivants, y   en a-t-il un qui devrait  être inclus dans le  top 5 ?
Utiliser l’outil de   brainstorming et souligner  les réponses du TOP 5 +  les sélections   supplémentaires
Suscite la   participation
Trier les 10  premières réponses  en thèmes
Demander aux   participants de   regrouper les réponses  par thème
Utiliser l’outil   d’organisation des   réponses
Facilite la   mémorisation.   Réduit la pression  sociale
Evaluer chaque thème  en fonction de leur  importance par  rapport aux  tendances futures
Utiliser un outil de   sélection multicritère
Adopter la matrice de  sélection multicritère
Suscite la   participation  Réduit la pression  sociale.
Valider le degré de  confiance de l’équipe  sur les thèmes
Demander à chacun de  se positionner sur la  pertinence des thèmes
Utiliser l’outil de vote
Facilite la   mémorisation. Réduit  la pression sociale Suscite la   participation
Discussion
Discussion des résultats  du vote
Vidéoconférence
Suscite la   participation  Augmente la   motivation
Conclure et décider  des prochaines  étapes
Demander un¬†¬† volontaire pour suivre¬† le plan d‚Äôaction, un¬†¬† autre pour r√©diger les¬† minutes et le valider¬† avec le management¬† local¬† √Čtablir la date du¬†¬† prochain point
Vidéoconférence Email  pour le suivi
Augmente la   motivation et   l’adhésion

Before starting a remote meeting process :

  • Test and familiarise yourself with the tools before you start.
  • Propose the idea to your employees and highlight the advantages of remote meetings (saving time, costs, interactivity, etc.)
  • Accompany your employees in learning how to use the tool.