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S’organiser et communiquer à distance en temps de crise

OBJECTIFS

  • Communiquer avec sérénité, transparence, clarté et authenticité sur la gestion de crise
  • S’organiser afin d’assurer la continuité, efficacité et efficience du travail
  • Fédérer/ Préserver vos équipes et développer votre intelligence collective, relationnelle et  digitale

DESCRIPTION

Comment manager à distance en temps de crise ? Plus qu'un enjeu pour le management, la gestion de  crise bouscule tous les fondamentaux du management, la communication, l’innovation, et la gestion des  personnes.

En clarifiant le contexte, les éléments et les clés de la crise, le manager aura un rôle crucial de  communiquant pour influencer les équipes et leur permettre d’avoir des comportements d’engagement,  créativité, motivation, et ainsi performance. Le télétravail crée de l’éloignement. Les principes de base  de confiance, coopération et sentiment d’appartenance, primordiales pour les employés, sont par  conséquent impactés. C’est pourquoi, il est important en tant que manager de garder une attitude  positive, renforcer votre communication, ainsi que votre intelligence collective, relationnelle et digitale.  Il faudra rassurer, écouter vos collaborateurs et augmenter la fréquence des communications (visio,  email, téléphone) et mettre en place une organisation adaptée au contexte actuel.

Gardez la tête haute et assurez le maintien de l’activité, ce sera le moment pour vous de sortir de votre  zone de confort, de vous organiser/ réorganiser et réfléchir de manière individuelle et collective.

Votre enjeu : réussir à rythmer communication et organisation, ces deux axes étant essentiels pour une  gestion de crise réussie.

MISE EN PRATIQUE

I- Les premiers réflexes

La crise vient d’être identifiée et reconnue, les repères habituels vont rapidement être bouleversés si ce  n’est pas déjà le cas. Ne perdez pas de temps :

. Communiquez rapidement un message à votre équipe informant de la situation. Soyez  transparent en différenciant les informations que vous pouvez partager dès à présent, car  vous les maîtrisiez, de celles sur lesquelles vous reviendrez plus tard, car elles sont encore  incertaines.

. Planifier une réunion à distance exceptionnelle rassemblant toute votre équipe dès le lendemain.  Skype, Hangout ou Zoom sont des outils de communication à distance simples et  efficaces. Présence obligatoire à cette réunion, qui permettra de communiquer à tous le  même message et de recueillir les réactions de vos collaborateurs.

. Avant cette réunion, prenez du recul sur la situation pour vous poser les questions suivantes : En  quoi la situation impacte notre activité ? Quelles sont les impacts sur l’équipe ? Quel est  votre PCA : Plan de Continuité d’Activité ? (voir la partie Exemple d’exercice). Les  réponses à ces questions seront le centre de votre réunion du lendemain.

II- Communication en télétravail

Tout d’abord, il est important de se définir un axe d’action digital et coopératif, et privilégier la visio  (choisissez un outil de référence partagé par l’équipe, comme Skype, Hangout ou Zoom). Cela  renforcera le sentiment d’appartenance collective par une présence plus forte, comme si vous étiez en  présentiel avec vos équipes. Privilégiez les appels plutôt que les mails, et les visio plutôt que les appels  afin de se rapprocher des interactions naturelles et fixez-vous un contact par jour et par collaborateur.

Il faudra passer d’une communication informelle permanente à une communication fréquente et brève.  Il est primordial de rassurer vos employés, de ne pas adopter un ton alarmiste et de renforcer vos liens  de confiance en communiquant fréquemment avec eux. Par conséquent, nous vous conseillons de ne pas  parler de crise mais des comportementaux à adopter, d’adaptation à la situation.

Pensez également à entretenir des échanges informels, similaires à ceux des pauses que vous pourriez  prendre avec l’équipe en présentiel. L’un des pièges de la communication en télétravail est de ne prendre  contact que pour des sujets liés au travail. Penser à maintenir l’activité est un réflexe normal, mais  n’oublions pas que l’humain reste au cœur du management et du leadership.

Les newsletters et mails internes, qui suscitaient parfois peu d’intérêt, seront populaires, puisque les  employés cherchent des réponses à leurs questions, et recherchent de la transparence et du réconfort. Compte tenu du contexte, il est important de transmettre les informations disponibles et de les mettre à  jour.

III- Organisation professionnelle et personnelle

1- Soyez discipliné pour travailler de chez vous : ne travaillez pas 8h d’affilé sans relâche car vous risquez un burnout. Ayez les mêmes horaires que lorsque vous travailliez en entreprise. Mettez vous en condition, affichez vos horaires auprès de vos équipes afin qu’ils sachent à quel moment  vous êtes joignable.

C’est une excellente opportunité pour ritualiser votre organisation et communication : avoir un  agenda où vous séparerez les moments de management et les moments d’activité individuelle  performante.

Octroyer vous des pauses régulières selon votre rythme de travail, pour rester productif et pour  éviter la procrastination (si vous travaillez intensément, prenez une courte pause toutes les  heures).

Profitez des moments libres (où vous seriez dans les transports en commun) pour faire des  activités liées à vos passions. Votre bien-être est encore plus important dans cette situation de  crise, car elle sera contagieuse pour vos équipes !

2- Faites des réunions d’équipe courtes et régulières en intelligence collective où tout le monde  partage. Plus la crise est intense et changeante, plus ces réunions devront être rapprochées. Plus  l’organisation et l’activité de chacun se stabiliseront, plus ces réunions pourront être espacées.

  • Commencez par demander comment chacun se sent, et travailler sur des processus de réunions déléguées.
  • Soyez encore plus présent que d’habitude, empathique, bienveillant et adoptez une posture de Manager-Coach (écoute active, questions, ouvertes, curiosité).
  • Mettez en avant l’objectif de la réunion
  • Ayez un agenda clair, des moments de pause, et des moments de travail en binôme • Vous pouvez aussi demander aux collaborateurs de préparer à l’écrit en amont de la réunion.
  • Partagez les directives de l’organisation dès que vous en avez et vos messages clés. • Mettez du Fun : soyez sérieux sans vous prendre au sérieux, soyez un « leader servant », enthousiaste et actif. Vous pouvez par exemple mettre en place des Apéro connectés, des Jeux connectés, ou une `machine à café virtuelle’
  • Aidez vos équipes à mettre en place une routine et soyez flexible
  • Les feedbacks sont d’autant plus importants dans cette période. Les feedbacks positifs aident à rassurer et conforter. Les feedbacks négatifs servent à corriger et s’améliorer. Valorisez les comportementaux qui encouragent la continuité de l’activité et impactent positivement l’esprit d’équipe. Certains collaborateurs se révèleront déterminants dans cette situation.

3- Organisez des réunions individuelles en visio de 15 à 30min : tous les jours si la crise est  forte, deux fois par semaine si vos collaborateurs peuvent être autonomes. Écoutez, rassurez et  parlez des objectifs. Pour les employés qui sont très anxieux : mettez-les dans une dynamique  positive et d’action. Demandez à chaque employé de vous envoyer un mail tous les vendredis  en fin de journée afin de vous faire part du bilan hebdomadaire de l’activité

4- Collaborez étroitement avec la direction et le département des ressources humaines.

5- Adopter des techniques de communication non violentes et encourager vos équipes à en faire  de même. La communication par mail ne permet pas de transmettre les nuances apportées par  la voix et le ton du message. Soyez vigilant sur la manière dont un message peut être perçu, et  à la manière dont vos collaborateurs s’expriment entre eux.

6- Pour les collaborateurs pour lesquels l’activité est impactée, occupez-les de façon intelligente et constructive. Demandez aux collaborateurs de travailler sur des tâches qui n’étaient pas  prioritaires. Par exemple : remettre à jour la base de données, appeler les clients pour les  rassurer, réfléchir sur les stratégies après crise, mettre en place des formations en ligne…

7- Utiliser une plateforme pour communiquer de manière régulière telle que Slack par exemple.  C’est le moment de s’ouvrir à des nouvelles pratiques, qui pourraient beaucoup apporter à votre  équipe une fois la crise passée.

8- Partager les fichiers sur Dropbox, Drive ou Trello. Vos collaborateurs doivent savoir où trouver  l’information, et y accéder rapidement.

9- Se former avec des formations à distance ou proposer les formations à vos collaborateurs, ou  demander à un collaborateur de former d’autres personnes. Ceci permet de renforcer l’esprit  d’équipe

EXEMPLES D’EXERCICES

Faire une analyse SWOT :

(Strengths - Weaknesses - Opportunities – Threats)

Faites un bilan de la situation actuelle au moment présent :

Forces : atouts de l’entreprise ou de l’équipe dans la situation

Faiblesses : inconvénients ou limites de l’entreprise ou de l’équipe dans la situation

Opportunités : éléments de l’environnement (contexte, changement, etc.) qui pourraient être exploités  Menaces : éléments de l’environnement (concurrence, contexte, etc.) qui pourraient avoir des impacts  négatifs, voir dangereux.

Créer un Plan de Continuité d’Activité

Pour créer rapidement un PCA clair et efficace, vous pouvez répondre à ces trois questions :  Keep – Stop – Start

  • Keep : Que garde-t-on ? Qu’est-ce qui est maintenu de notre activité / habitudes ? o …….

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  • Stop : Qu’arrête-t-on de faire ? Quelles activités met-on en attente ? Quelles pratiques / mauvais réflexes doivent s’arrêter ?

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  • Start : Que commence-t-on à faire ? Quelles nouvelles pratiques mettre en place ? Quelles initiatives doivent être lancées ?

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Vous pouvez travailler sur ce PCA dès le début de la crise. Impliquer votre équipe dans sa création les  incitera à mieux le porter.